Wissen · Stand 02.11.2026
So sieht ein Dossier aus: das Muster Elektrotechnik
Was am Ende einer Prozessanalyse von AIreichbar auf dem Tisch liegt, zeigen wir an einem Musterbetrieb: Muster Elektrotechnik, ein Elektrobetrieb mit zwölf Mitarbeitenden im Kreis Borken. Das Dossier hat 30 Seiten; hier stehen die wichtigsten Teile.
Von Christian Schubert · Stand 02.11.2026. Betrieb, Zitate und Zahlen sind fiktiv und dienen nur der Anschauung. Es ist kein Kundenergebnis.
Der Musterbetrieb
Ausgangslage
| Merkmal | Angabe |
|---|---|
| Gewerk | Elektrotechnik, Installation und Wartung |
| Einzugsgebiet | Kreis Borken |
| Mitarbeitende | 8 gewerblich, 2 Büro, 2 Auszubildende |
| Einsatz | 1 Standort, 3 Montageteams |
| Software | Branchensoftware, Kalender, Buchhaltung beim Steuerberater, Messenger, Website mit Formular |
Ziele des Betriebs: besser erreichbar sein, Büro und Inhaber abends und am Wochenende entlasten, weniger Fehler bei Dokumentation und Rechnung.
Das Ergebnis in Kürze
Was im Musterbetrieb steckt
| Kennzahl | Muster, fiktiv |
|---|---|
| Erfasste Abläufe | 13 |
| Zeitaufwand dieser Abläufe | 2.458 Std. pro Jahr |
| Realistisches Potenzial | 787 bis 1.396 Std. pro Jahr |
Das Potenzial steht als Spanne, nicht als Punktwert. Wie wir rechnen, steht weiter unten.
Die wichtigsten Hebel
Drei Abläufe zuerst
Ausführung und Dokumentation
Heute 720 Std. pro Jahr, vier Medienbrüche. Im Gespräch: „Stundenzettel werden am Wochenende abgetippt.“ Vorgeschlagen: Fotodokumentation mit Zuordnung zum Auftrag, digitale Abnahme mit Unterschrift vor Ort, Arbeitsbericht aus Sprachnotiz und Fotos.
Regel-Automation · Aufwand 2 von 5Erreichbarkeit und Anfragen
Heute 240 Std. pro Jahr, vier Medienbrüche. Im Gespräch: „Wenn ich auf der Baustelle bin, geht keiner ans Telefon.“ Vorgeschlagen: Kontaktformular mit Erstantwort, Anrufannahme mit Rückruf-Zusammenfassung, Sortierung eingehender E-Mails.
KI-Agent · Aufwand 2 von 5Angebotserstellung
Heute 225 Std. pro Jahr, drei Medienbrüche. Im Gespräch: „Angebote liegen oft zwei Wochen, weil ich abends dazu komme.“ Vorgeschlagen: Entwurf des Angebotstextes aus Notizen, Nachfassen offener Angebote, Freigabe online.
KI-assistiert · Aufwand 2 von 5
Sortiert nach Nutzen im Verhältnis zum Aufwand. Im Dossier hat jeder Hebel ein eigenes Detailkapitel mit Bausteinen, Aufwand und Risiken.
So rechnen wir
Annahmen, offen gelegt
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Kostensatz | Lohnkosten je Stunde, nicht der Verkaufspreis |
| Betroffener Anteil | 80 % der Prozesszeit |
| Regel-Automation | 50 bis 80 % |
| KI-assistiert | 20 bis 50 % |
| KI-Agent | 30 bis 70 % |
| Bleibt manuell | 0 % |
Die Werte je Ablauf beruhen auf Angaben im Gespräch zu Häufigkeit und Dauer. Die Faktoren sind Erfahrungswerte und keine Garantie; nach den ersten Umsetzungen wird nachgemessen. Regel-Automation heißt feste Abläufe ohne KI, KI-assistiert heißt: die KI entwirft, ein Mensch entscheidet.
Aufbau
30 Seiten, in dieser Reihenfolge
- Zusammenfassung: das Ergebnis auf einer Seite und die wichtigsten Hebel.
- Ausgangslage: Betriebsprofil, Ziele, Vorgehen und die Annahmen der Berechnung.
- Ist-Analyse: Prozesslandkarte, Zeitfresser, Medienbrüche, Systeme und digitaler Reifegrad.
- Bewertung: Verfahren, Nutzen-Aufwand-Matrix und priorisierte Maßnahmen.
- Detailkapitel zu den wichtigsten Abläufen, Quick Wins und was bewusst von Hand bleibt.
- Absicherung und Umsetzung: Datenschutz und KI-Verordnung, Wirtschaftlichkeit, Risiken, 90-Tage-Plan und nächste Schritte.
Wie die Analyse abläuft und was sie kostet: Prozessanalyse erklärt · Häufige Fragen
Der erste Schritt
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