Kanzleien und Büros · Kreis Borken

    KI und Digitalisierung für Kanzleien und Büros

    Kanzleien, Steuerberatungen, Planungsbüros und Agenturen leben von Wissen, Fristen und Vertraulichkeit. Wir sehen uns die Abläufe Ihres Büros an, mit Mustern statt Mandantenakten, und sagen Ihnen, wo sich Digitalisierung und KI lohnen. Und wo die Regeln Ihres Berufs dagegen sprechen.

    Kanzleien und Büros in Zahlen

    Die Branche auf einen Blick

    • 105.953Mitglieder der Steuerberaterkammern bundesweit, davon 15.232 Berufsausübungsgesellschaften (01.01.2026)
    • 167.547zugelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bundesweit (01.01.2026)
    • 67,6 %der Steuerberatungspraxen sind Einzelpraxen: 36.379 von 53.803 (01.01.2025)
    • 82,6 %der Rechtsanwälte haben eine Einzelzulassung, Tendenz seit 2017 rückläufig (01.01.2026)
    • 53,6 JahreDurchschnittsalter der Steuerberater, 30,7 % sind über 60 (01.01.2025, eigene Rechnung)
    • 17.081Ausbildungsverhältnisse Steuerfachangestellte, 1,3 % weniger als im Vorjahr (01.01.2026)

    Quelle: Bundessteuerberaterkammer (Berufsstatistik 2024 und 2025), Bundesrechtsanwaltskammer (Mitglieder- und Fachanwaltsstatistik, 15.04.2026). Zahlen für Kanzleien im Kreis Borken oder für Planungsbüros, Agenturen und Vermittler liegen uns nicht belegt vor, deshalb gelten diese Angaben bundesweit.

    Struktur

    Kleinteilig, älter werdend, knapp an Personal

    Die Steuerberatung ist kleinteilig: Von 53.803 Praxen waren zum 1. Januar 2025 36.379 Einzelpraxen, 8.395 davon Praxen von Syndikus-Steuerberatern. Gleichzeitig wächst die Zahl der Berufsausübungsgesellschaften um 3,8 Prozent, bei den Rechtsanwälten sogar um 6,55 Prozent in einem Jahr. Das Durchschnittsalter der Steuerberater liegt bei 53,6 Jahren, 13,4 Prozent sind älter als 70. Unter 30 Jahre sind 2,3 Prozent. Nachfolge und Wissensübergabe sind damit in vielen Kanzleien ein Thema.

    Der Nachwuchs fehlt vor allem bei den Fachangestellten. Eine Befragung der Bundessteuerberaterkammer (Frühjahr 2024, 5.815 Antworten) ergab, dass 43,4 Prozent der Einzelkanzleien, die Stellen besetzen wollten, keine einzige besetzen konnten, weitere 33,4 Prozent nur einen Teil. Zahlen speziell für Ingenieur- und Planungsbüros, Agenturen und Vermittler haben wir nicht belegt, deshalb machen wir dazu keine Aussagen.

    Abläufe

    Von der Mandatsannahme bis zur Rechnung

    In einer Kanzlei oder einem Büro laufen meist dieselben Stationen: Anfrage, Mandatsannahme mit Vollmacht und Aktenanlage, Fristenkalender und Wiedervorlagen, Belegeingang per E-Mail, Post oder Plattform, Ablage, Zeiterfassung und Abrechnung, Kommunikation mit Mandanten, Recherche und Entwürfe. Das beschreibt die übliche Reihenfolge, wie wir sie aus Gesprächen kennen, und keinen gemessenen Zeitaufwand.

    Die Befragung der Bundessteuerberaterkammer nennt als Beschwerde den Mehraufwand für Mandanten beim digitalen Belegaustausch. Wer Eingang und Rückmeldung klar regelt, entlastet beide Seiten. Die Zahlen zu Zeitersparnis durch KI in Kanzleien stammen bisher meist von Herstellern, die wir nicht übernehmen.

    Rahmen

    Verschwiegenheit, Kammerhinweise, KI-Verordnung

    Verschwiegenheit: § 203 StGB stellt die Verletzung von Privatgeheimnissen unter Strafe und erfasst unter anderem Rechtsanwälte und Steuerberater. Das Zugänglichmachen an mitwirkende Personen ist unter der Voraussetzung der Erforderlichkeit kein Offenbaren, ob das für einen KI-Anbieter gilt, hängt vom Einzelfall und von der vertraglichen Bindung ab. Rechtsanwälte müssen Mitarbeiter schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 43a Abs. 2 BRAO).

    Kammerhinweise: Die Bundesrechtsanwaltskammer hat im Dezember 2024 einen Leitfaden zum Einsatz von KI veröffentlicht. Er hat empfehlenden Charakter und nennt Prüf- und Kontrollpflichten, Verschwiegenheit und Transparenz. Die Bundessteuerberaterkammer rät in ihren Hinweisen dazu, vertrauliche Mandantendaten nicht ungeschützt in öffentliche KI-Dienste einzugeben, und verlangt bei Dienstleistern eine rechtliche und vertragliche Bindung an die Verschwiegenheit. Für Ingenieurbüros haben wir keine eigenen Kammerhinweise gefunden. Datenschutz: Die Datenschutzkonferenz hat 2024 eine Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz veröffentlicht.

    KI-Verordnung: Nach Berichten von Fachkanzleien wurde im Sommer 2026 eine Änderung beschlossen, die Pflichten für Hochrisiko-Systeme auf Dezember 2027 und August 2028 verschiebt und die KI-Kompetenzpflicht abschwächt. Das Amtsblatt-Datum haben wir nicht geprüft. Rechtsstand: 07.10.2026, keine Rechtsberatung.

    E-Rechnung und Rechtsverkehr: Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, Ausstellen müssen Betriebe grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027, bei geringem Vorjahresumsatz ab 2028. Das elektronische Anwaltspostfach (beA) ist seit 2022 aktiv zu nutzen, das Steuerberaterpostfach (beSt) seit 2023.

    Gut zu wissen

    Hintergründe, die in der Branche zählen

    1. 01

      Jede dritte Praxis hat einen über 60-jährigen Inhaber

      30,7 Prozent der Steuerberater sind über 60 (eigene Rechnung aus den Altersklassen der Berufsstatistik). Dokumentierte Abläufe haben bei einer Nachfolge einen eigenen Wert.

    2. 02

      Gesellschaften wachsen, Einzelzulassungen schrumpfen

      Die Zahl der Einzelzulassungen bei Rechtsanwälten ist seit 2017 rückläufig, die der anwaltlichen Berufsausübungsgesellschaften stieg 2026 um 6,55 Prozent auf 5.462. Einzelzulassung heißt allerdings nicht Einzelkanzlei, auch Sozietäten sind möglich.

    3. 03

      Einzelkanzleien digitalisieren weniger

      Laut der Befragung der Bundessteuerberaterkammer nutzen Einzelkanzleien im Schnitt deutlich weniger Technologien als größere Gesellschaften, und rund jede fünfte arbeitet unter 20 Wochenstunden. Genaue Werte nennen wir erst, wenn wir sie am Original geprüft haben.

    4. 04

      Berufsrecht verbietet KI nicht, erlaubt sie aber nicht pauschal

      Die Kammerhinweise verlangen sorgfältige Auswahl, vertragliche Bindung und die Kontrolle der Ergebnisse. Die Verantwortung bleibt beim Berufsträger.

    5. 05

      Was seit Jahren Pflicht ist: der elektronische Rechtsverkehr

      Die aktive Nutzungspflicht des beA gilt seit dem 1. Januar 2022, das beSt für Steuerberater wird seit 2023 genutzt.

    Unser Blick

    Wo wir hinschauen würden

    • 01

      Interne Abläufe und Vorlagen

      Eingangskorb, Fristen- und Wiedervorlagenprozess, Textbausteine für Standardschreiben: Wo entstehen Doppelarbeit und Medienbrüche? Das Ergebnis ist eine dokumentierte Prozesslandkarte, bevor ein Werkzeug gewählt wird. Wir arbeiten mit Mustern oder geschwärzten Beispielen, nie mit Mandantenakten.

    • 02

      Belegeingang und Mandantenkommunikation

      Ein einheitlicher Eingangsweg, Checklisten für Mandanten und Statusrückmeldungen können beide Seiten entlasten. Dazu gehört die Vorbereitung auf die E-Rechnung im eigenen Büro.

    • 03

      Hausregel für den Einsatz von KI

      Eine schriftliche Regel, welche Werkzeuge mit welchen Daten erlaubt sind, mit Auswahlkriterien für Anbieter und Prüfpunkten für den Berufsträger, abgestimmt mit der Linie Ihrer Kammer. Die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihrem Fachanwalt oder Datenschutzbeauftragten.

    Das ist unsere Einschätzung aus den Strukturdaten, keine Aussage über einzelne Betriebe. Was bei Ihnen tatsächlich Zeit kostet, sehen wir erst im Betrieb. Wo sich der Aufwand nicht lohnt, sagen wir das ebenfalls.

    Quellen

    Woher die Angaben stammen

    Alle Angaben aus öffentlichen Quellen, abgerufen am 07.10.2026. Zahlen und Rechtsstand können sich ändern; maßgeblich sind die jeweiligen Veröffentlichungen. Rechtliche Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Mit „eigene Rechnung“ gekennzeichnete Werte haben wir aus den Quellzahlen berechnet.

    Der erste Schritt

    Wo verliert Ihr Betrieb jede Woche Zeit?

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