Datenschutzerklärung

1. Einleitung und Übersicht

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Diese Datenschutzerklärung erläutert die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Digitalen Empfangs und unserer Website.

Verantwortliche Stelle

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Verantwortlicher".

Widerruf von Einwilligungen

Bestimmte Datenverarbeitungen können nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen. Diese Einwilligung kann jederzeit formlos per E-Mail an info@aireichbar.de widerrufen werden.

2. Verantwortlicher

3. Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit folgenden Auftragsverarbeitern zusammen, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten:

3.1 Hosting und Infrastruktur

3.2 Telefon-KI (Voice)

3.3 WhatsApp Business API

3.4 KI-Textverarbeitung

4. Begriffsbestimmungen

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
• Verarbeitung: Jede Handlung im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.
• Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke der Verarbeitung entscheidet.
• Auftragsverarbeiter: Natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung des Nutzers
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung berechtigter Interessen

6. Datenerfassung auf der Website

6.1 Server-Log-Files

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Informationen erfasst und in Server-Log-Files gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem.

Speicherdauer: 7 Tage

6.2 Cookies

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies für die Funktionalität der Anwendung. Diese Cookies werden für die Sitzungsverwaltung benötigt und nach Schließen des Browsers gelöscht.

6.3 Kontaktformular

Bei Nutzung des Kontaktformulars werden Ihre Angaben (Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Die Daten werden nach vollständiger Bearbeitung und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen gelöscht.

6.4 SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers.

7. Digitaler Empfang – Unser Kernprodukt

Unser Digitaler Empfang ermöglicht die automatisierte Bearbeitung von Kundenanfragen über mehrere Kommunikationskanäle.

7.1 Kommunikationskanäle

• Telefon-KI: Automatische Anrufannahme und Terminvereinbarung über Placetel AI
• WhatsApp: Kommunikation über WhatsApp Business API (+49 175 536 6559)
• E-Mail: Verarbeitung eingehender E-Mails
• Website-Chatbot: Interaktiver Chat auf der Website
• Kontaktformular: Webbasierte Anfragen

7.2 Verarbeitete Daten

Folgende Daten werden im Rahmen des Digitalen Empfangs verarbeitet:

• Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Kommunikationsinhalte: Nachrichten, Sprachaufnahmen (bei Telefon)
• Terminwünsche: Gewünschte Dienstleistung, Terminpräferenzen
• Technische Daten: Zeitstempel, Kanal der Anfrage

7.3 Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Unser System trifft automatisierte Entscheidungen zur Bearbeitung von Anfragen:

• Intent-Klassifizierung: Automatische Erkennung ob Termin, Rückruf oder Information gewünscht wird
• Terminvorschläge: Automatische Ermittlung freier Termine basierend auf Kalenderverfügbarkeit
• Dienstleistungserkennung: Automatische Zuordnung zur passenden Dienstleistung

Diese automatisierten Entscheidungen dienen ausschließlich der effizienten Terminvereinbarung und haben keine rechtliche Wirkung. Sie können jederzeit eine manuelle Prüfung verlangen, indem Sie uns kontaktieren.

8. Terminbuchung und Kalenderdaten

8.1 Erhobene Daten

Bei der Terminbuchung werden folgende Daten verarbeitet:

• Name und Kontaktdaten
• Gewünschte Dienstleistung
• Terminzeitpunkt und -ort (beim Dienstleister oder vor Ort beim Kunden)
• Ergänzende Anmerkungen

8.2 Google Calendar Integration

Gebuchte Termine werden in den Google Calendar des jeweiligen Dienstleisters übertragen.

8.3 Speicherdauer

Terminbuchungsdaten werden 90 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Datenverarbeitung für Geschäftskunden (B2B)

aireichbar agiert als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO für unsere Geschäftskunden (Mandanten). Das bedeutet:

• Wir verarbeiten Endkundendaten im Auftrag des jeweiligen Dienstleisters (z.B. Handwerksbetrieb, Friseursalon)
• Die Endkundendaten werden an den beauftragenden Mandanten übermittelt
• Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen aireichbar und dem Mandanten
• Der Mandant ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung seiner Kundendaten

10. Mandanten-Dashboard

Für unsere Geschäftskunden stellen wir ein Dashboard unter www.aireichbar.de/kompass bereit.

10.1 Verarbeitete Daten

• Login-Daten: Benutzername, gehashtes Passwort
• Einstellungen: Öffnungszeiten, Dienstleistungen, Kanaleinstellungen
• Statistiken: Anonymisierte Nutzungsdaten, Buchungsübersichten

10.2 Speicherort und Sicherheit

Alle Dashboard-Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland (IONOS) gespeichert.

11. Speicherfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Buchungsanfragen: 90 Tage nach Termin
• Konversationen (WhatsApp/Chat): 30 Tage
• Server-Log-Files: 7 Tage
• Vertragsdaten (B2B): 10 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht)
• Dashboard-Daten: Während der Vertragslaufzeit, danach 30 Tage

12. Analyse-Tools

IONOS WebAnalytics

Wir verwenden IONOS WebAnalytics zur Analyse der Website-Nutzung. Laut IONOS erfolgt die Datenerhebung vollständig anonymisiert, sodass keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind. Es werden keine Cookies gespeichert.

Weitere Informationen

13. Externe Dienste

Google Fonts

Diese Website nutzt Google Fonts zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten. Die Fonts werden von Servern von Google Ireland Limited geladen. Dabei kann Ihre IP-Adresse an Google übermittelt werden.

Datenschutzerklärung von Google

14. Datenweitergabe an Drittstaaten

Bei der Nutzung von WhatsApp und Google-Diensten können Daten in die USA übermittelt werden. Diese Unternehmen sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.

15. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Auskunft über die verarbeiteten Daten
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf von Einwilligungen: Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter info@aireichbar.de.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

17. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen vor.