Wissen · Stand 28.10.2026

    E-Rechnung für kleine Betriebe: was gilt, ab wann

    Seit dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie diese ab 2027 oder 2028, je nach Vorjahresumsatz. Hier stehen die Stichtage, was als E-Rechnung zählt und was Sie jetzt praktisch klären können.

    Stand 28.10.2026. Zusammenfassung von Gesetzestext und amtlichen Hinweisen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Wortlaute sind Paraphrasen; maßgeblich sind das Gesetz, die BMF-Schreiben und Ihr Steuerberater.

    Die Stichtage

    Vier Regeln, in dieser Reihenfolge

    • Empfangen

      Inländische Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF per E-Mail zählt nicht als E-Rechnung.

      Gilt seit 01.01.2025

    • Ausstellen bis Ende 2026

      Für Umsätze bis zum 31.12.2026 dürfen Rechnungen weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

      Übergangsregel bis 31.12.2026

    • Ausstellen im Jahr 2027

      Wer im Vorjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro hatte, darf für Umsätze im Jahr 2027 noch wie bisher Rechnungen ausstellen (Nr. 2). Wer mit dem Empfänger elektronischen Datenaustausch (EDI) vereinbart hat, darf das ebenfalls (Nr. 3). Alle anderen stellen ab 01.01.2027 E-Rechnungen aus.

      Übergangsregel bis 31.12.2027

    • Ausstellen ab 2028

      Für Umsätze ab dem 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht nach den bisher gesichteten Quellen für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. Für Rechnungen an Privatkunden besteht die Pflicht nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nicht.

      Gilt ab 01.01.2028

    Die Übergangsfristen stehen in § 27 Absatz 38 UStG und wurden am 28.10.2026 im Gesetzestext gelesen. Die BMF-Seiten waren an diesem Tag nicht abrufbar; die Aussagen zum Empfang und zu den Formaten stützen sich auf die dort zitierten Hinweise und die verlinkten IHK-Seiten.

    Was zählt

    Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF

    Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Programme automatisch lesen können. Üblich sind XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF, das Sie per E-Mail schicken oder erhalten, ist nach den gesichteten Hinweisen keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine sonstige Rechnung. Entscheidend ist also nicht, wie die Rechnung aussieht, sondern ob die Daten im Hintergrund maschinenlesbar mitgeliefert werden.

    Praktisch

    Was Betriebe jetzt klären können

    • Empfangsweg festlegen: eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen, die jemand verlässlich liest und weiterleitet, auch bei Urlaub oder Krankheit.
    • Prüfen, ob Ihre Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen kann. Fragen Sie Anbieter und Steuerberater schriftlich, mit welchem Stand und zu welchen Kosten.
    • Eine E-Rechnung ist eine Datei mit strukturierten Daten, nicht das Bild davon. Legen Sie fest, wie Sie die Datei selbst ablegen, und lassen Sie die Aufbewahrung von Ihrem Steuerberater bestätigen.
    • Den eigenen Ablauf einmal durchgehen: Wer bekommt die Rechnung, wer prüft sie, wer gibt sie frei, wer bucht sie? Dort entstehen die Reibungsverluste, nicht im Format.
    • Ausstellen vorbereiten: Welche Ihrer Kunden sind Betriebe, welche Privatkunden, und welche Angaben fehlen in Ihren Stammdaten, damit die Software eine vollständige E-Rechnung erzeugen kann?

    Der vierte Punkt ist der, den wir in einer Prozessanalyse ansehen: Wie läuft eine Rechnung heute durch den Betrieb, wo wird getippt, wo wird gesucht, wo wartet sie auf jemanden? Das sagt mehr darüber, ob eine Umstellung einfach oder aufwendig wird, als das Dateiformat. Zum kostenlosen Erstgespräch

    Was wir nicht beurteilen

    Offene Punkte für Steuerberater oder Jurist

    • Welche Ausnahmen für Kleinbeträge und für Kleinunternehmer beim Ausstellen gelten und wie sie im Einzelfall anzuwenden sind.
    • Wie lange und in welcher Form E-Rechnungen aufzubewahren sind. Fachpublikationen nennen eine verkürzte Frist seit 2025; die genaue Regel klärt Ihr Steuerberater.
    • Sonderfälle bei Bauleistungen, etwa wie das Leistungsverzeichnis in der E-Rechnung abzubilden ist.
    • Ob Ihr Vorjahresumsatz unter der Grenze für die Übergangsregel liegt. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG.

    Quellen

    Mehr: AI-Act-Kurzcheck · Förderung · Häufige Fragen

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